A Assessoria do Decanato de Gestão de Pessoas - ASCOL e suas respectivas Coordenadorias têm como objetivo assistir ao DGP, conforme as respectivas especificidades, atuando como suporte às atividades desenvolvidas pelas diversas unidades deste Decanto. Compete à ASCOL assessorar a Decana de Gestão de Pessoas com informações sobre as diversas áreas do Decanato, além de representá-la, substituindo-a em suas ausências e afastamentos, sempre que necessário.
A ASCOL é composta por quatro Coordenadorias com as seguintes atribuições:
Coordenação de Atendimento DGP – COATE
- atender e orientar quanto ao andamento de processos no âmbito do DGP;
- conferir e cadastrar dependentes nos sistemas de pessoal da UnB para acompanhamento de saúde (homologação de atestado de saúde);
- registrar/conferir/recolher/encaminhar ao arquivo Certidão de Tempo de Contribuição previdenciária para fins de averbação de tempo de contribuição;
- apoiar e fomentar as atividades/campanhas relacionais no âmbito do DGP concernentes a demanda de pessoal, promovendo atendimentos humanizados;
- atender e orientar os usuários sobre os fluxos procedimentais no âmbito do DGP;
- atender e orientar sobre processos de créditos de exercícios anteriores (conferir declaração);
- atender e orientar sobre processos de devolução ao erário (conferir autorização/GRU);
- atender e orientar sobre dúvidas no contracheque;
- gerir o cadastramento e senha para acesso aos sistemas: SIGAC, SIPES e SEI;
- atender e orientar sobre recadastramento (prova de vida) de servidores aposentados e pensionistas, efetuando o recadastramento (prova de vida) de servidores aposentados e pensionistas, após suspensão do pagamento;
- fornecer declaração de vínculo e de não-vínculo a ex-servidores, ex-colaboradores SICAP, professores substitutos ou visitantes, voluntários;
- fornecer ficha funcional e financeira;
- fornecer cópia de contracheque;
- fornecer declaração de Nada Consta DGP para fins de Remoção, Exoneração/Vacância, Aposentadoria;
- atender e instruir processo de Pensão Civil de forma originária;
- atender e instruir processo de Auxílio Funeral;
- cadastrar usuários externos no sistema SEI com finalidade de requerer sobre demandas concernentes a gestão de pessoas;
- atender, orientar e auxiliar a Divisão de Gestão de Pessoas – DivGP/EBSERH quanto as demandas de pessoal relacionadas aos servidores em exercício no HUB;
- atender, orientar e auxiliar a Comissão de Residentes Médicos – COREME e a Comissão de Residentes Multiprofissionais – COREMU quanto as demandas de pessoal relacionadas aos Residentes Médicos e Multiprofissionais em atividade no HUB;
- identificar demandas pontuais, a partir dos atendimentos, apontando potenciais deficiências e propor soluções para situações e/ou problemas no âmbito do DGP; e
- atuar de forma articulada com os demais setores do DGP no que concerne aos serviços prestados.
Coordenação de Controle Interno – CI
- acompanhar, monitorar e responder às determinações dos órgãos de controle, em alinhamento com a Auditoria Interna da UnB;
- realizar atendimento presencial quando da eventual entrega física de documentações de respostas às auditorias e/ou esclarecimento sobre as irregularidades apontadas pelos dos órgãos de controle;
- verificar a possibilidade de acúmulos de cargos/empregos/funções públicas com jornada semanal superior a 60 horas;
- executar de forma periódica através da base de dados da RAIS, o monitoramento dos vínculos trabalhistas dos servidores a fim de evitar o acúmulo irregular de cargos públicos, a desobediência ao regime de dedicação exclusiva e/ou o desrespeito às legislações referentes às contratações temporárias.
Coordenação de Arquivos Funcionais – COARQ
- gerenciar o Arquivo Corrente do Decanato de Gestão de Pessoas DGP;
- orientar e auxiliar a execução das atividades de gestão de documentos no DGP;
- atender as solicitações de empréstimos e consultas aos documentos arquivísticos e informações do acervo sob sua guarda;
- estudar e propor melhorias nos fluxos de produção, tramitação e recebimento dos documentos de arquivo do DGP; e
- gerenciar e executar as atividades relacionadas ao Assentamento Funcional Digital – AFD.
Coordenação de Orientação à Legislação de Pessoal – COLEP
- manter o DGP atualizado com as orientações e instruções administrativas do Sistema de Pessoal Civil (SIPEC) da Administração Pública Federal;
- revisar e compilar as Resoluções dos órgãos colegiados da UnB que envolvem matéria de gestão de pessoas;
- elaborar e manter atualizado o Guia do Servidor, disponível na página virtual do DGP;
- elaborar Notas Técnicas Consolidadas orientando casos gerais que envolvem a legislação de pessoal;
- ratificar, modificar ou rejeitar as Informações exaradas pela COLEP devido atualização de legislação sobre a temática;
- analisar, revisar, requisitar, e encaminhar documentos administrativos relativos às demandas judiciais que envolverem assuntos de pessoal civil, advindas da Procuradoria Federal junto à Universidade de Brasília PF/UnB, e da Procuradoria Regional Federal da 1ª Região (PRF1), com o auxílio das informações prestadas pelas unidades técnicas do DGP demandadas.